Rada začínajícím podnikatelům: Tři pilíře bezpečné spolupráce

Dohoda na dobré slovo a přátelské podání ruky. V začátcích podnikání to zní lákavě a lidsky. Jenže v praxi se tento přístup může často změnit ve zbytečný čas plný dohadů. Když chybí jasně nastavená pravidla, dříve nebo později může dojít k nedorozumění. A to nejčastěji odnese ten, kdo práci poctivě odvedl, ale na svou odměnu čeká marně.

V oblasti financí a účetnictví se denně setkávám s tím, jak moc podnikatelé podceňují prevenci. Nastavení pevných hranic přitom není projevem nedůvěry. Naopak – je to nejvyšší stupeň profesionality a respektu k času obou stran.

Pokud chcete budovat stabilní byznys a vyhnout se zbytečným ztrátám, vaše spolupráce by měly stát na třech základních pilířích.

1. Písemná forma jako standard

Smlouva nebo písemná objednávka není strašák ani projev nedůvěry. Je to dokument, který jasně definuje práva, povinnosti a termíny pro obě strany. Dokud není dohoda na papíře, ztrácíte základní a nejjednodušší důkazní prostředek. Písemná smlouva předchází situacím typu „my jsme si ale mysleli, že to uděláte jinak“ nebo „na tomhle jsme se nedomluvili“.

Ne v každém oboru je samozřejmě běžné předem uzavřít písemný dokument, pak je třeba se zaměřit např. na jasně popsané a transparentní ceníky, obchodní podmínky apod.

2. Záloha předem jako filtr serióznosti a prověření bonity klienta

Je-li to možné, vyžadujete zálohu předem. Požadovat zálohu před zahájením prací, zejména u nových klientů nebo jednorázových projektů, je naprosto legitimní krok. Klient, který to s vámi myslí vážně, s tím nemá problém. Pokud někdo odmítá zaplatit zálohu, je to první varovný signál, že by mohl být problém i s doplatkem. Záloha chrání vaše cashflow a filtruje klienty.

U větších zakázek doporučuji prověřit bonitu klienta z veřejně dostupných zdrojů.

Náhledem do Insolvenčního rejstříku zjistíte, zda již není zahájeno insolvenční řízení. Pokud ano, doporučuji se zcela vyhnout spolupráci s takovým klientem.

Dále výpisem z Centrální evidence exekucí zjistíte, zda již není proti klientovi vedena exekuce. Výpis je zatížen drobným poplatkem (60 Kč). U fyzické osoby je třeba znát jméno a datum narození, u právnické osoby IČO. Výpis lze získat on-line z uvedeného odkazu. Další možností je nechat si vyjet ověřený výpis na pobočce České pošty se službou Czech POINT.

3. Přesně definovaný rozsah prací a termínů

Nejčastější pastí pro dodavatele služeb je postupné nabalování práce, která nebyla v původním zadání, ale klient ji považuje za samozřejmost. Ve smlouvě nebo objednávce musí být přesně popsáno, co je součástí dohodnuté ceny a co už bude účtováno jako vícepráce. V účetnictví to znamená například jasný limit na počet dokladů, hodin konzultací, co je účetní položkou. V neposlední řadě je jasně definovaný rozsah důležitým důkazním prostředkem nároků na odměnu v případě sporů.

Jasné hranice přinášejí klid oběma stranám

Když do vztahu s klientem vstoupíte s jasnými pravidly, dáváte mu najevo, že jste profesionál, který si váží své práce a chrání své know-how. Klient naopak získává jistotu, že ví, co za své peníze dostane a kdy.

Podnikání bez jasných podmínek je hazard s vlastním časem a osobním rozpočtem. Nastavte si pravidla dřív, než vás k tomu donutí první neuhrazená faktura.